Notas fiscais e configuração fiscal

O que você vai fazer

Configurar a parte fiscal da empresa e emitir ou consultar notas.

Antes de começar

• Tenha certificado digital e ambiente (homologação ou produção) definidos com o responsável fiscal.
• Confira CNPJ, IE e endereço em Configurações → Empresa.
• Não ignore rejeição da SEFAZ — a mensagem na nota é a pista principal.

Passo a passo

1. Abra Configurar → Configuração fiscal.
2. Configure certificado, ambiente e regras da empresa antes da primeira nota.
3. Confirme dados da empresa em Configurações → Empresa.
4. Emita ou consulte notas em Financeiro → Notas emitidas (botão Emitir NF-e).
5. Veja as notas de compra em Financeiro → NF-e recebidas.
6. Use Financeiro → Manifestação para confirmar notas recebidas e Configurar → Inutilizar numeração para números que não serão usados.
7. Se a nota rejeitar, leia o status/mensagem na própria tela e corrija o dado apontado.

Como a janela de emissão funciona

A emissão tem quatro etapas: Operação, Destinatário, Itens e Revisão. Em cada uma, o que é preciso para emitir fica em cima (Essencial) e o resto fica em Completar depois, fechado, com uma linha dizendo o que já está preenchido:

• Operação: natureza, finalidade e como a venda aconteceu. Série e intermediador ficam em Série e intermediador.
• Revisão: o pagamento vem primeiro, com quanto falta para fechar o total. Transporte (frete, transportadora, veículo, reboques e volumes) e Informações complementares ficam para abrir se precisar.
• A UF da transportadora, do veículo e do reboque se escolhe numa lista. Para transportadora ou veículo de fora do Brasil, escolha EX — Exterior.
• A barra presa no rodapé mostra o que falta na etapa e o botão para seguir. O erro aparece embaixo do campo; se estiver numa parte fechada, ela abre sozinha.

Cliente e produto que ainda não estão no cadastro

• Na etapa Destinatário, a busca de cliente tem + Cadastrar novo cliente. O cadastro curto pede nome e celular; para a NF-e, o cartão do cliente diz o que falta (CPF/CNPJ, endereço). Completar cadastro abre a ficha em outra aba; depois clique em Já completei, atualizar.
• No item, Não está no cadastro? Cadastrar abre o cadastro curto de produto (nome, preço, unidade e NCM). O produto fica no estoque e já preenche o item.
• Lista de notas vazia: Emitir NF-e abre a emissão; sem a configuração pronta, Configurar emissão leva à configuração fiscal.
• Desativar emissão, na configuração fiscal, pede confirmação: ninguém emite NF-e até ativar de novo.

Pedido com mercadoria e serviço

A NF-e do pedido sai só com as mercadorias. O serviço fica para a NFS-e, que ainda não está pronta no sistema; a ficha do pedido avisa quais itens ficaram fora da nota. Pedido só de serviço não emite NF-e. O que o cliente paga não muda: os títulos continuam com o valor do pedido inteiro.

Nota de venda emitida fora do pedido

Se a nota da venda saiu por Emitir NF-e e a venda também tem pedido, abra o pedido e, em Fiscal e entrega, use Ligar NF-e já emitida antes de expedir. A nota emitida assim já baixou o estoque; ligada ao pedido, a expedição não baixa de novo. Só aparecem notas autorizadas do mesmo cliente, sem pedido e com os mesmos produtos.

Remessa para demonstração

Em Emitir NF-e, selecione Remessa para Demonstração. Informe a data de saída, o prazo combinado para retorno, o cliente e os produtos do estoque. O sistema sugere 30 dias e aceita até 60 dias desde a saída, incluindo transporte.

O CFOP é preenchido conforme o destino: 5.912 dentro do estado e 6.912 para outro estado brasileiro. Não é necessário trocar o CFOP no cadastro do produto. Informe o valor dos equipamentos, mesmo sem cobrança, e as séries quando houver.

Confira os campos fiscais dos itens para esta operação: a tributação de uma venda não é aplicada automaticamente. Na revisão, confirme a conferência fiscal. O pagamento ficará como Sem pagamento, com valor zero, e o documento trará as informações da demonstração.

A nota não cria uma conta a receber. A previsão de retorno aparece no detalhe da NF-e. O prazo não cancela nem renova a nota automaticamente: se o cliente comprar, devolver o equipamento ou ultrapassar 60 dias, será necessário formalizar o procedimento fiscal correspondente com os documentos vinculados à remessa. O encerramento automático desse fluxo ainda não está disponível.

Remessa em comodato, locação ou conserto, e os retornos

Desde 29/10/2026, não existe mais a natureza genérica Remessa. Em Emitir NF-e, escolha o tipo de remessa; o CFOP vem certo pelo destino:

Natureza	Dentro do estado	Para outro estado
Remessa para demonstração	5.912	6.912
Retorno de demonstração	5.913	6.913
Remessa em comodato ou locação	5.908	6.908
Retorno de comodato ou locação	5.909	6.909
Remessa para conserto	5.915	6.915
Retorno de conserto	5.916	6.916
Outra remessa sem venda	5.949	6.949

O comodato e a locação dividem o mesmo código desde o Ajuste SINIEF 20/2019. Toda remessa e todo retorno saem com pagamento Sem pagamento, valor zero, e não criam conta a receber. Escreva nas informações complementares o contrato ou o prazo combinado. Se a operação for uma venda, use Venda de Mercadoria, mesmo que o pagamento seja parcelado.

Impostos dos itens. Ao escolher a natureza, a tela abre o fiscal detalhado e troca o ICMS do item pelo código sem imposto:

• Comodato, locação e retorno: CST 41 (ou CSOSN 400 no Simples). A saída em comodato não gera ICMS.
• Conserto, demonstração e os retornos: CST 50, imposto suspenso (ou CSOSN 400 no Simples).
• PIS e COFINS: escolha 49, 08 ou 09. Remessa não é receita, então a nota não cobra essas contribuições.
• Outra remessa sem venda (5.949): a tributação fica com você e com a contabilidade.

Retornos. Informe em Referência Fiscal a chave da NF-e pela qual o bem chegou. No retorno de demonstração a chave é obrigatória e a nota já sai com o texto "Imposto suspenso nos termos da cláusula quarta do Ajuste SINIEF 02/18". O retorno não mexe no seu estoque, porque o bem é do cliente. Comodato, conserto, demonstração e outra remessa registram a saída do estoque, como na demonstração.

Nota de remessa emitida com CFOP de venda: carta de correção não serve quando a troca muda a tributação ou o valor. O cancelamento só vale até 24 horas depois da emissão. Fale com a contabilidade sobre a nota de estorno e a nota certa.

As notas de remessa emitidas antes de 29/10 com CFOP 6102 estão em análise com a contabilidade; não cancele nem corrija sem orientação.

Se der erro

• Rejeição SEFAZ — ajuste o campo indicado (CNPJ, IE, endereço, CFOP, etc.) e tente de novo.
• Remessa recusada antes de enviar — confira se o pagamento é Sem pagamento com valor zero, se o ICMS, o PIS e a COFINS do item estão entre os códigos que a tela oferece e, no retorno de demonstração, se a chave tem 44 dígitos.
• CST 50 para cliente isento de IE — a SEFAZ só aceita nos CFOP de conserto e na demonstração dentro do estado. Para demonstração em outro estado com cliente isento, use CST 40 ou 41 com orientação da contabilidade.
• Emitiu sem configurar — volte a Configuração fiscal e valide certificado/ambiente.
• NF-e recebida não aparece na lista — clique em Consultar a SEFAZ em Fiscal → NF-e recebidas. Se mesmo assim não vier, peça ao fornecedor o XML da nota autorizada (ou baixe no portal da NF-e) e use Importar XML. O sistema recusa nota de outro CNPJ, sem protocolo de autorização ou cancelada na SEFAZ e mostra o motivo.
• NF-e recebida aparece como "Cancelada pelo fornecedor" — o fornecedor cancelou a nota na SEFAZ e a sincronização trouxe o cancelamento. Se ela já tinha entrado no estoque ou na compra, a tela mostra um aviso vermelho com a chave: o sistema não estorna sozinho. Confira com o fornecedor e desfaça pelo estoque ou pela compra, se for o caso.
• Motivo da desoneração do ICMS no cadastro — aparece no produto com CST 20, 30, 40, 41, 50, 70 ou 90 (regime normal). Preencha só quando o item tem benefício com ICMS desonerado, com orientação da contabilidade. A nota passa a mostrar o valor desonerado; o total da nota não muda. SUFRAMA (7) ainda não é emitido.
• Retransmitir nota do pedido — autorizada na retransmissão, a nota grava o número no pedido e liga ou cria os títulos dele, como na primeira emissão.

Pronto

Próximo: Contas a receber e cobranças.